首先安排众合影者在拍摄现场各就各位。一般先安排后排站立人员就位，应做到互无遮挡现象，人物以中间稍高、两边稍低为好。在实际工作中，我们通常会把拍摄要求告之组织人员，比如一排站多少人，共多少排等，具体由他们负责提前安排完成。如此安排后，拍摄现场的摄影师只需要做细致的微调即可。当后排人员各就各位后，再请前排的领导、贵宾入座。
前排领导坐姿以两腿并拢抬头挺胸、双手自然放至大腿处为好。除了把全体合影人员安排得合理、充实、美观、利于拍摄构图之外，摄影师还必须做到曝光准确。方法有多种：可采用传统的包围式曝光；可用数码相机“立拍立现” 的功能测定曝光：使用测光表测光等，曝光的准确跟摄影师的经验有着直接的关系。
摄影师在拍摄调度当中，必须做到语言宏亮，字正腔圆，能使每位被摄者都听得很清楚，精力集中听从摄影师的指挥。当一切准备工作就绪，摄影师就要向合影人员做最后的说明，如：现在大家精力集中，双眼睁大，面带笑容，听我喊一二三，喊到"三"时开拍。通常喊到二时，就已经按下了快门。经验告诉我们，此时被摄者的精力最集中，闭眼的概率最低。合影一定要多拍几张，确保万无一失。
相机注意事项
一般光圈开到f8-f16，速度120/1秒，不仅获得良好的景深，还确保最前一排与最后一排的众人物都清晰锐利。使用的镜头一般会选择标准镜头，既不会有前排人物头大，后排人物头小的透视变形现象，也容易构图，焦点对准第二排人的脸部，进行自动调焦，拍合影必须使用三角架。相机离地高度保持在1.6m、也就是说机位应与第二排人物的脸部持平。
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